Управління документообігом

Управління документообігом

Ведення документації – компонент системи бізнесу, «пам’ять» підприємства, засіб обліку і контролю результатів діяльності, інструмент управління компанією. Автоматизація документообігу виключає недоліки паперового діловодства: повільний пошук, складності заповнення, контролю виконання, тривалі узгодження та архівування.

Багато компаній не можуть собі дозволити утримувати штат розробників, аналітиків, здатних створити, впровадити, організувати автоматизовану систему ведення документації, тому вони вибирають аутсорсинг.

UCMS Group надає послуги з аутсорсингу документообігу для організацій в Києві та інших містах України. Ми підтримуємо бізнес-процес повністю або супроводжуємо окремі важливі ділянки роботи, вибудовуємо систему з нуля або оптимізуємо існуючу. Залучення ресурсів UCMS Group – впевненість в чіткому, упорядкованому діловодстві.

Електронний документообіг – актуальний бізнес-формат

Співробітники відділу кадрів, канцелярії, бухгалтерії витрачають багато часу на роботу з документами. Автоматизація управління документообігом збільшує швидкість підготовки документів та їх обробки на чверть. Основні операції, пошук, узгодження, підпис, проставлення печаток займають в рази менше часу; документація швидко переміщається між відділами та філіями. Завжди в наявності оперативна інформація для прийняття рішень.

Вся документація оформляється за єдиним стандартом, відповідно до чинного законодавства та корпоративній політиці. Автозаповнення бланків дозволяє створювати форми, рахунки, платіжні доручення в короткий термін і без помилок.

Після вивчення бізнес-процесів клієнта ми допоможемо автоматизувати трудомісткі ділянки, дамо конкретні рекомендації щодо поліпшення існуючої системи автоматизації та процесів, проведемо навчання співробітників.

Послуги в рамках аутсорсингу документообігу

Обсяг робіт і вартість узгоджується з клієнтом під час укладання договору. У підсумковий прайс включаються тільки актуальні для клієнта опції.

У складі послуги:

  • аналіз існуючих бізнес-процесів, визначення ділянок для алгоритмізації, автоматизації;
  • збір первинних документів;
  • обробка: друк, відправка, прийом зворотних примірників, передача сканів, простановка статусів;
  • організація спільного доступу уповноважених осіб;
  • сканування, архівування;
  • контроль наявності оригіналів;
  • інтеграція з CRM.

Список може бути доповнений після розробки індивідуального проекту аутсорсингу електронного документообігу для вашої компанії.

Вигода зовнішнього супроводу діловодства

Делегування діловодства провайдеру позбавляє від необхідності утримувати штат фахівців, нести витрати на друкарське обладнання, витратні матеріали. Підприємство отримує можливість:

  • планувати і оцінювати витрати;
  • збільшити продуктивність праці співробітників канцелярії;
  • створити електронний архів документів, прискорити процеси, пов’язані з передачею паперів контрагентам;
  • впроваджувати новітні практики та технології;
  • знизити залежність від штатних співробітників.

Управління документообігом силами наших фахівців забезпечує наочний і легко контрольований процес узгодження, зручність роботи, високу швидкість, своєчасність виконання бізнес-завдань. Послуга дозволяє звільнити час керівника і співробітників, дає можливість сконцентруватися на вирішенні профільних питань.

5 переваг UCMS Group

Ми знаємо про всі поточні зміни в законодавстві
Ми тримаємо руку на пульсі останніх змін в області розрахунку заробітної плати: податкових відрахувань та інших обов’язкових зборів.
В нашій команді лише досвідчені фахівці.
У нас працюють лише професіоналиі з індивідуальним підходом до клієнтів.
Ми враховуємо всі зміни всередині компанії-клієнта
З нами співпрацюють довгостроково. Ми оперативно реагуємо на внутрішні процеси компанії-клієнта – аналізуємо зміни та, за необхідності, коректуємо алгоритми взаємодії. Це не потребує додаткових витрат з боку замовника – опцію включено до стандартного пакету послуг.
Старт нового проекту за 1-2 місяці.
Розробляємо та погоджуємо з клієнтом порядок взаємодії для кожної компанії. Ми можемо розпочати роботу вже наступного дня, залежно від побажань клієнта.
Пропонуємо пакет послуг залежно від потреб замовника: стандартний або ексклюзивний.
Подробиці можна дізнатися у нашого менеджера з продажів.