Управление документооборотом

Управление документооборотом

Ведение документации – компонент системы бизнеса, «память» предприятия, средство учета и контроля результатов деятельности, инструмент управления компанией. Автоматизация документооборота исключает недостатки бумажного делопроизводства: медленный поиск, сложности заполнения, контроля исполнения, длительные согласования и архивирования.

Многие компании не могут себе позволить содержать штат разработчиков, аналитиков, способных создать, внедрить, организовать автоматизированную систему ведения документации, поэтому они выбирают аутсорсинг.

UCMS Group оказывает услуги по аутсорсингу документооборота для организаций в Киеве и других городах Украины. Мы поддерживаем бизнес-процесс полностью или сопровождаем отдельные документоемкие участки работы, выстраиваем систему с нуля или оптимизируем существующую. Привлечение ресурсов UCMS Group – уверенность в четком, упорядоченном делопроизводстве.

Электронный документооборот – актуальный бизнес-формат

Сотрудники отдела кадров, канцелярии, бухгалтерии тратят много времени на работу с документами. Автоматизация управления документооборотом увеличивает скорость подготовки документов и их обработки на четверть. Основные операции, поиск, согласование, подпись, проставление печатей занимают в разы меньше времени; документация быстро перемещается между отделами и филиалами. Всегда в наличии оперативная информация для принятия решений.

Вся документация оформляется по единому стандарту, соответствующему законодательству и корпоративной политике. Автозаполнение бланков позволяет создавать формы, счета, платежные поручения в короткий срок и без ошибок.

После изучения бизнес-процессов клиента мы поможем автоматизировать трудоемкие участки, дадим конкретные рекомендации по улучшению существующей системы автоматизации и процессов, проведем обучение сотрудников.

Услуги в рамках аутсорсинга документооборота

Объем работ и стоимость согласовывается с клиентом на этапе заключения договора. В итоговый прайс включаются только актуальные для клиента опции.

В составе услуги:

  • анализ существующих бизнес-процессов, определение участков для алгоритмизации, автоматизации;
  • сбор первичных документов;
  • обработка: печать, отправка, прием возвратных экземпляров, передача сканов, простановка статусов;
  • организация совместного доступа уполномоченных лиц;
  • сканирование, архивация;
  • контроль наличия оригиналов;
  • интеграция с CRM.

Список может быть дополнен после разработки индивидуального проекта аутсорсинга электронного документооборота для вашей компании.

Выгода внешнего сопровождения делопроизводства

Делегирование делопроизводства провайдеру избавляет от необходимости содержать штат специалистов, нести затраты на печатное оборудование, расходные материалы. Предприятие получает возможность:

  • планировать и оценивать расходы;
  • увеличить производительность труда сотрудников канцелярии;
  • создать электронный архив документов, ускорить процессы, связанные с передачей бумаг контрагентам;
  • внедрять новейшие практики и технологии;
  • снизить зависимость от штатных сотрудников.

Управление документооборотом силами наших специалистов обеспечивает наглядный и легко контролируемый процесс согласования, удобство работы, высокую скорость, своевременность выполнения бизнес-задач. Услуга позволяет освободить время руководителя и сотрудников, дает возможность сконцентрироваться на решении профильных вопросов.

5 преимуществ UCMS Group

Знаем обо всех изменениях законодательства
Мы в курсе последних изменений в области заработной платы: налоговых выплат и иных обязательных отчислений.
В нашей команде – только опытные профессионалы
У нас работают квалифицированные специалисты с индивидуальным подходом к клиенту
Учитываем все изменения внутри компании клиента
С нами сотрудничают на постоянной основе. И мы оперативно реагируем на любые изменения в компаниях клиентов – анализируем и, при необходимости, вносим корректировки в свою работу. Это не требует дополнительных расходов со стороны клиента – опция входит в стандартный пакет услуг.
Запускаем новый проект за 1-2 месяца
Разрабатываем и согласовываем порядок взаимодействия для каждой компании. Мы можем начать работу на следующий день – отталкиваемся от пожеланий клиента.
Предлагаем как стандартный, так и эксклюзивный пакет услуг
Уточните подробности у нашего консультанта.