Авансовые отчеты

Если сотрудники компании регулярно ездят в командировки, используют корпоративные карты, осуществляют расходы, требующие возмещения или в компании есть территориально удаленные подразделения, то обработка авансовых отчетов является трудоемким процессом. Большой объем ручного труда бухгалтеров повышает вероятность ошибок. UCMS Group готова взять на аутсорсинг полный учет расчетов с подотчетными лицами или часть процессов, включая алгоритмизацию.

Результаты аутсорсинга: сокращение расходов на бумажный документооборот и логистику, своевременные выплаты сотрудникам, уменьшение дебиторской задолженности, ускорение процессов обработки.

Содержание услуги и порядок взаимодействия

Предлагаем заказать учет авансовых отчетов, включающий такие основные операции:

• проверка подготовленной документации, сопроводительных бумаг;
• ввод данных в учетную систему заказчика;
• передача информации из авансовых отчетов для расчета зарплаты;
• контроль соответствия оформления документов законодательным актам, разработка персональных шаблонов;
• контроль полноты и корректности документооборота;
• формирование приказов на командировки.

Сбор документов организуется в удобном для предприятия формате: через курьерскую доставку, по почте, через онлайн-портал. Оригиналы сканируются, архивируются, сверяются с электронными копиями и отправляются выбранным способом заказчику с прикрепленным авансовым отчетом. Доступ к порталу получают ответственные представители бухгалтерии клиента и другие уполномоченные сотрудники. Для оперативной связи с подотчетными лицами организуется «Горячая линия».

Итоги работы – готовый авансовый отчет, заявка на выплаты, сумма начислений НДФЛ, проводка в учетную систему заказчика. Руководители получают детализированные отчеты, выборочные аналитические данные, что позволяет планировать командировочные расходы будущих периодов.

Стоимость услуг формируется индивидуально на основании предварительного анализа бизнес-процессов.

Выгоды для заказчика

Аванс под отчет выдается работнику, который покупает для организации товары/услуги для хозяйственных нужд и сотрудникам, отправляющимся в командировку. Основания для выдачи денежных средств – приказ руководителя, письменное заявление работника. Руководители, чья подпись требуется на документах, могут быть вне офиса, поэтому процесс подтверждения авансовых отчетов создает нагрузку на бухгалтерию, отнимает значительное время.

Передавая авансовые отчеты на аутсорсинг, заказчик услуги получает ряд преимуществ:

• сдача в срок командировочных документов;
• контроль расходования средств, снижение задолженности сотрудников перед работодателем;
• непрерывность рабочих процессов. Сложный участок бухгалтерии не остановится из-за увольнения, болезни, загруженности штатного специалиста. Аутсорсер несет ответственность за сроки, качество обслуживания;
• возможность дистанционного одобрения руководителем командировочных, представительских расходов. Возможно удаленное согласование документов за счет автоматизации обработки авансовых отчетов.

Мы разрабатываем оптимально подходящий набор опций по сопровождению, из чего формируется стоимость услуги. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить детали сотрудничества.

5 преимуществ UCMS Group

Знаем обо всех изменениях законодательства

Мы в курсе последних изменений в области заработной платы: налоговых выплат и иных обязательных отчислений.

В нашей команде – только опытные профессионалы

У нас работают квалифицированные специалисты с индивидуальным подходом к клиенту

Учитываем все изменения внутри компании клиента

С нами сотрудничают на постоянной основе. И мы оперативно реагируем на любые изменения в компаниях клиентов – анализируем и, при необходимости, вносим корректировки в свою работу. Это не требует дополнительных расходов со стороны клиента – опция входит в стандартный пакет услуг.

Запускаем новый проект за 1-2 месяца

Разрабатываем и согласовываем порядок взаимодействия для каждой компании. Мы можем начать работу на следующий день – отталкиваемся от пожеланий клиента.

Предлагаем как стандартный, так и эксклюзивный пакет услуг

Уточните подробности у нашего консультанта.